Par Thomas Cohen, fondateur de Maestro
Remplacer Excel par une application : quand cela vaut le coup
Des commandes en double, des fichiers qui se croisent, des erreurs à rattraper : partez de ce qui vous gêne pour choisir entre améliorer Excel, acheter un logiciel ou créer un outil.
Chaque vendredi, votre équipe passe une heure à retrouver la bonne version du fichier de commandes. C’est un problème à résoudre. Mais il ne prouve pas, à lui seul, qu’il faut remplacer Excel par une application : un fichier partagé et des règles claires pourraient déjà suffire.
Commencer par trois problèmes précis
Notez ce qui se passe, à quelle fréquence et qui perd du temps. Par exemple : deux personnes rappellent le même client, une remise change sans explication, ou l’atelier prépare une commande encore en attente de validation.
Ces exemples permettent de comparer les solutions. « Une application moderne » est difficile à vérifier ; « l’atelier voit uniquement les commandes validées » donne un résultat que vous pourrez essayer.
Garder ou améliorer Excel
Le tableur reste utile pour les calculs, les simulations et les analyses dont vous changez souvent la forme. Si votre équipe travaille correctement avec lui, vous n’avez pas besoin de reconstruire cet outil.
Quand les soucis viennent des copies envoyées par email ou des colonnes mal expliquées, améliorez d’abord les habitudes. Choisissez un fichier de référence, expliquez les champs et désignez la personne qui peut modifier les formules. Essayez cette organisation avant d’engager un développement.
Essayer un logiciel existant
Pour la facturation ou un suivi commercial courant, cherchez d’abord un logiciel déjà conçu pour cet usage. Faites un essai avec quelques situations de votre entreprise et vérifiez que vous pouvez récupérer vos données.
Un outil sans code peut aussi convenir si vous arrivez à créer les formulaires et les règles nécessaires. Dans tous les cas, regardez le coût, les personnes autorisées à modifier les données et l’aide disponible en cas de problème.
Créer seulement ce qui vous manque
Prenons un exemple fictif : les commerciaux créent les commandes, une responsable valide les remises et l’atelier prépare les expéditions. Une première application pourrait se limiter à ces trois actions. La facturation resterait dans le logiciel actuel, et Excel servirait encore aux analyses.
Écrivez les règles dans un cahier des charges simple. Pour chaque action, précisez qui peut la faire et ce que vous devez voir à l’écran. Votre classeur donne des indices, mais les décisions prises au téléphone doivent aussi être racontées.
Préparer le passage des données
Avant de transmettre un fichier, conservez l’original et préparez une copie avec des données fictives pour les premiers essais. Dans Maestro, les fichiers du projet restent sur votre Mac, mais les assistants peuvent recevoir du contexte : consultez Vos données.
Le guide de migration Excel explique ensuite comment tester le transfert. Pour décider de construire, demandez un budget sur votre premier usage précis. Le bon remplacement résout un problème de travail sans vous obliger à refaire tout le classeur.