Logiciel club sportif association : licences, créneaux, cotisations, sans la fédération

Le portail de la fédération sait qui est licencié. Il ne sait pas qui vient au mardi, qui a rendu son maillot, ni quel éducateur a un contrôle d'honorabilité à jour. Ce qu'un club peut construire à côté, et ce que la facturation au membre lui coûte.

Un logiciel de club sportif en association se construit à côté du portail fédéral, jamais à sa place. L'INJEP dénombre 152 000 clubs sportifs agréés en 2022 et 17,4 millions de licences annuelles délivrées en 2025. SportEasy facture 0,45 € par membre et par mois en formule Classic, SportMember 0,18 € par membre avec un minimum de 22 € par mois, Kalisport 170 € TTC par an au forfait (pages tarifs consultées le 2 septembre 2026).

La licence ne quitte pas le portail de la fédération

Le basket gère ses licences dans l'extranet FBI de la Fédération française de basket-ball, dont la page de connexion annonce que « les données Licenciés sont désormais accessibles pour les clubs dans la gestion des licences ». La Fédération française de tennis liste Ten'Up parmi ses sites fédéraux. Le Footclubs de la Fédération française de football refuse l'accès à qui n'est pas authentifié, ce qui confirme un extranet réservé aux clubs. La feuille de match électronique suit le même chemin chez la FFBB, qui liste e-Marque parmi ses outils. Un outil que vous faites construire ne délivre pas de licence et ne doit pas laisser croire qu'il le fera.

Ce que les bénévoles reprochent aux applications de club

Le premier grief porte sur ce qui est derrière le péage. Ptidje, le 19 janvier 2022 sur l'App Store français de SportEasy : « Dommage que certaines fonctions soit payantes comme la présence par exemple ». L'éditeur répond sur la fiche que le bilan de présence relève de l'offre Premium, ce qui pose la question du prix pour la fonction la plus utilisée d'un club. Le deuxième grief vise la disponibilité mal enregistrée : un utilisateur de Spond raconte le 24 avril 2026 sur Trustpilot avoir cliqué sur « présent », reçu une erreur, dû recréer son compte, et découvert au deuxième essai qu'il avait été retiré du groupe. Le troisième, le 27 avril 2026 sur la même fiche, décrit une synchronisation d'agenda qui déverse toutes les séances disponibles au lieu des seules convocations acceptées.

Le prix au membre punit la croissance du club

SportEasy et SportMember facturent au licencié. SportMember donne l'exemple sur sa page : 250 membres coûtent 45 € par mois, soit 540 € par an, avant les modules affichés hors taxes (comptabilité 12 € par mois, site web premium 25 €, widgets 10 €) et avant les commissions de paiement de 0,40 € plus 1 % par transaction. Kalisport prend le contre-pied avec une formule gratuite à adhérents illimités et des extensions à la carte affichées TTC, de 28 à 120 € par an. Spond se présente comme gratuit sans publier de grille, Comiti et MonClub n'ont pas de tarif récupérable en ligne. Un club qui recrute quarante jeunes en septembre voit donc sa facture bouger chez les uns, pas chez les autres, comme un trésorier d'association qui découvre la ligne d'abonnement au moment du budget.

Ce que le portail fédéral ne saura jamais pour vous

Cinq objets vivent dans le club et nulle part ailleurs. La convocation par catégorie avec réponse de disponibilité et relance, pour que le coach voie le compte en direct au lieu d'un fil de messages. La feuille d'appel des entraînements et le bilan d'assiduité sur la saison, pointés en trois secondes au bord du terrain. Le registre des encadrants avec la date du dernier contrôle d'honorabilité et l'alerte quand l'échéance approche. Le dossier sportif par licencié : questionnaire de santé ou certificat reçu, autorisation de droit à l'image cochée ou refusée, autorisation parentale de transport, avec la liste des pièces manquantes avant le premier match. L'inventaire des maillots numérotés et des jeux de ballons, sortis à qui et rendus quand.

Le contrôle d'honorabilité vise les éducateurs bénévoles, les arbitres et les exploitants licenciés ; l'article L212-9 du code du sport prévoit un contrôle annuel des incapacités par le bulletin n° 2 du casier judiciaire et l'accès au fichier judiciaire national. La CNIL rappelle que l'autorisation préalable est requise pour publier la photographie d'un sportif amateur, et qu'elle se recueille auprès des représentants légaux pour un mineur ; les données de santé collectées supposent un consentement. Côté facture, un club non assujetti à la TVA n'entre pas dans l'obligation d'émettre des factures électroniques, dont le calendrier vise les échanges entre entreprises assujetties. Faites vérifier votre situation par votre expert-comptable ou votre fédération.

Le temps que le bureau doit y mettre

Le coût qu'un bureau sous-estime est le sien. Comptez une à deux heures par jour les premiers jours : le bénévole qui pilote décrit à l'agent Margaux les catégories et les créneaux de gymnase, relit le cahier des charges que Victor propose, le fait circuler avant que le bureau dise « Ça me va ». Ensuite vous validez chaque étape qu'Amélie construit et que Félix vérifie sur des tests écrits avant le code. Les documents et le code restent sur la machine du club, ce qui compte quand on manipule des données de mineurs. Comptez un abonnement d'assistant d'environ 20 € par mois plus quelques euros de jetons. Si le vocabulaire vous intimide, le guide du cahier des charges non technique suffit à démarrer. Pendant la beta, Maestro ne se paie pas, et il faut une invitation pour l'ouvrir.

Par où commencer

Comptez les endroits où vit l'information de votre club : le portail fédéral, un groupe de messagerie par équipe, un tableur de trésorerie, un classeur de certificats médicaux, une armoire de maillots sans liste. Si vous dépassez quatre endroits, écrivez sur une feuille ce que chacun contient et ce qui manque quand un parent pose une question un samedi matin. Cette feuille est le début d'un cahier des charges, et sa lecture prend un quart d'heure.