Software para clubes deportivos: licencias, horarios y cuotas, sin sustituir a la federación

El portal de la federación sabe quién tiene licencia. No sabe quién viene el martes, quién devolvió su camiseta ni qué entrenador tiene al día el control de idoneidad. Lo que puede construir un club a su lado y lo que le cuesta la facturación por miembro.

El software de un club deportivo constituido como asociación se construye junto al portal federativo, nunca en su lugar. El INJEP contabiliza 152 000 clubes deportivos autorizados en 2022 y 17,4 millones de licencias anuales emitidas en 2025. SportEasy factura 0,45 € por miembro al mes en el plan Classic, SportMember 0,18 € por miembro con un mínimo de 22 € al mes y Kalisport una tarifa fija de 170 € al año con IVA (páginas de precios consultadas el 2 de septiembre de 2026).

La licencia no sale del portal de la federación

El baloncesto gestiona sus licencias en la extranet FBI de la Fédération française de basket-ball, cuya página de acceso anuncia que «los datos de las personas con licencia ya están disponibles para los clubes en la gestión de licencias». La Fédération française de tennis incluye Ten'Up entre sus sitios federativos. Footclubs, de la Fédération française de football, rechaza el acceso sin autenticación, lo que confirma una extranet reservada a clubes. El acta electrónica del partido sigue el mismo camino en la FFBB, que incluye e-Marque entre sus herramientas. Una herramienta que encargues no emite licencias y no debe hacer creer que lo hará.

Lo que reprochan los voluntarios a las aplicaciones de club

La primera queja se refiere a lo que está detrás del peaje. Ptidje, el 19 de enero de 2022 en la App Store francesa de SportEasy: «Lástima que algunas funciones sean de pago, como la asistencia, por ejemplo». El proveedor responde en la ficha que el balance de asistencia pertenece al plan Premium, lo que plantea el precio de la función más utilizada por un club. La segunda queja apunta a una disponibilidad mal registrada: un usuario de Spond cuenta el 24 de abril de 2026 en Trustpilot que pulsó «presente», recibió un error, tuvo que recrear su cuenta y descubrió en el segundo intento que lo habían eliminado del grupo. La tercera, del 27 de abril de 2026 en la misma ficha, describe una sincronización de calendario que vuelca todas las sesiones disponibles en lugar de solo las convocatorias aceptadas.

El precio por miembro castiga el crecimiento del club

SportEasy y SportMember facturan por persona con licencia. SportMember da el ejemplo en su página: 250 miembros cuestan 45 € al mes, es decir 540 € al año, antes de los módulos anunciados sin IVA (contabilidad 12 € al mes, sitio web premium 25 € y widgets 10 €) y de las comisiones de pago de 0,40 € más el 1 % por transacción. Kalisport toma el camino opuesto con un plan gratuito de socios ilimitados y extensiones a la carta, con IVA incluido, de 28 a 120 € al año. Spond se presenta como gratuito sin publicar una tabla; Comiti y MonClub no tienen una tarifa recuperable en línea. Un club que incorpora a cuarenta jóvenes en septiembre ve moverse su factura en unos proveedores y en otros no, como un tesorero de asociación que descubre la línea de suscripción al preparar el presupuesto.

Lo que el portal federativo nunca sabrá por ti

Cinco elementos viven en el club y en ninguna otra parte. La convocatoria por categoría con respuesta de disponibilidad y recordatorio, para que el entrenador vea el recuento en directo en lugar de un hilo de mensajes. La lista de asistencia a entrenamientos y el balance de participación durante la temporada, marcados en tres segundos a pie de campo. El registro de responsables con la fecha del último control de idoneidad y una alerta cuando se acerca el vencimiento. El expediente deportivo de cada persona con licencia: cuestionario de salud o certificado recibido, autorización de imagen aceptada o rechazada y autorización parental de transporte, con la lista de documentos pendientes antes del primer partido. El inventario de camisetas numeradas y juegos de balones, indicando a quién se entregaron y cuándo se devolvieron.

El control de idoneidad se aplica a entrenadores voluntarios, árbitros y responsables con licencia; el artículo L212-9 del código del deporte prevé un control anual de inhabilitaciones mediante el boletín n.º 2 de antecedentes penales y el acceso al fichero judicial nacional. La CNIL recuerda que se requiere autorización previa para publicar la fotografía de un deportista aficionado y que, si es menor, se recaba de sus representantes legales; la recogida de datos de salud exige consentimiento. En facturación, un club no sujeto al IVA no entra en la obligación de emitir facturas electrónicas, cuyo calendario se dirige a intercambios entre empresas sujetas al impuesto. Pide a tu asesor contable o federación que compruebe tu situación.

El tiempo que debe dedicar la junta

El coste que una junta subestima es el suyo. Cuenta con una o dos horas al día durante los primeros días: el voluntario que dirige describe al agente Margaux las categorías y los horarios del gimnasio, relee el documento de requisitos propuesto por Victor y lo hace circular antes de que la junta diga «Me parece bien». Después validáis cada etapa construida por Amélie y verificada por Félix con pruebas escritas antes del código. Los documentos y el código permanecen en la máquina del club, algo importante al manejar datos de menores. Cuenta con una suscripción de asistente de unos 20 € al mes, más unos euros en tokens. Si el vocabulario te intimida, la guía del documento de requisitos no técnico basta para empezar. Durante la beta, Maestro no se paga y hace falta una invitación para abrirlo.

Por dónde empezar

Cuenta los lugares donde vive la información del club: el portal federativo, un grupo de mensajería por equipo, una hoja de tesorería, un archivador de certificados médicos y un armario de camisetas sin lista. Si superas cuatro lugares, escribe en una hoja qué contiene cada uno y qué falta cuando un padre hace una pregunta un sábado por la mañana. Esa hoja es el inicio de un documento de requisitos y se lee en un cuarto de hora.