Logiciel kiné sur mesure, et ostéo : séries de séances, impayés, rétrocessions

Les praticiens ne se plaignent pas de la télétransmission, ils se plaignent du prix qui monte sans prévenir et du deuxième accès qu'on leur facture au tarif secret. Ce que le sur mesure prend en charge, et ce qu'il laisse au logiciel agréé.

Un logiciel kiné sur mesure ne remplace pas la télétransmission : il prend ce qu'il y a autour. L'Ordre des masseurs-kinésithérapeutes recense 109 000 professionnels au 1er janvier 2024, dont 85 % en exercice libéral ou mixte. VEGA affiche « à partir de 45 € par mois », Topaze Air Kiné 35 € par mois, Osteo2ls 288 € TTC par an (pages tarifs consultées le 2 septembre 2026).

Deux métiers, deux contraintes qui ne se ressemblent pas

Un ostéopathe ne télétransmet pas de feuille de soins à l'Assurance Maladie. La chaîne SESAM-Vitale ne le concerne pas, et un outil construit à sa main peut couvrir presque tout son cabinet : rendez-vous, suivi des consultations, notes d'honoraires, comptabilité. Un kinésithérapeute conventionné, lui, garde un logiciel agréé par le Centre national de dépôt et d'agrément pour lire la carte Vitale, constituer la feuille de soins électronique, recevoir les retours NOEMIE et envoyer les pièces par SCOR. Cet agrément ne se décroche pas à l'échelle d'un cabinet, et le perdre coûterait les aides conventionnelles liées à la télétransmission.

Ce que les praticiens reprochent à leurs éditeurs

Le comparatif de logiciels publié sur le blog métier kinedarbois.fr, de Nelly Darbois, collecte des commentaires de confrères, consultés le 2 septembre 2026. Le premier grief porte sur le prix qui grimpe sans annonce : « des augmentations de mensualités pas annoncées » (19 novembre 2024). JP Fortin chiffre la dérive le 25 novembre 2024 : « Le montant annuel de base (sans TLA) monopraticien de K+4000 est 550,80€ depuis 2022 / 356€ en 2014 ». Caro décrit le même mécanisme sur la maintenance le 5 décembre 2022 : « c'est la maintenance qui augmente de 100/120€ chaque année. Ce qui me coûte cette année 770€ ».

Deuxième grief, l'assistance qui se relance ou se paie. Mardochée, le 27 juin 2023 : « Cette année la mise à jour est à 300€, et ce qu'on paye c'est aussi le support technique au téléphone, sinon il refuse de t'aider ». Un commentaire anonyme du 19 novembre 2024 décrit « des erreurs de logiciel pénibles qui ne sont jamais corrigés » et l'obligation de « les rélancer en permanence ».

Le troisième grief tombe au moment où le cabinet grandit. Un commentaire du 27 novembre 2024 : « vega devient très cher des 2-3 utilisateurs (...) l'ouverture d'un accès pour 1 utilisateur 150 avant maintenant 200 ». Un autre, du 3 juin 2025 : « Je n'ai pas réussi à savoir combien coutait Vega que tout le monde encense ». Le constat se vérifie sur les pages tarifs : VEGA et Topaze annoncent un prix d'entrée, un tarif dégressif au deuxième praticien, et aucun montant par utilisateur supplémentaire. Doctolib ne publie aucun tarif pour les kinésithérapeutes et renvoie vers un conseiller. Le cabinet de groupe négocie donc à l'aveugle, comme d'autres professions libérales le racontent.

Où vivent les données de santé, précisons

Un point mérite d'être posé avant toute promesse. L'article L.1111-8 du code de la santé publique impose que l'hébergement de données de santé nominatives se fasse chez un prestataire certifié HDS, ce qui exclut le serveur de la salle de pause comme la sauvegarde en ligne improvisée. Un outil construit à votre main peut tenir le planning, les rétrocessions, les impayés et le pilotage économique du cabinet sans stocker le dossier clinique nominatif, qui reste dans les briques prévues pour lui. La CNIL classe par ailleurs ces données parmi les plus sensibles, avec des exigences renforcées sur les durées et l'information des patients. Le partage exact entre ce qui reste chez vous et ce qui doit partir chez un hébergeur certifié se tranche avec votre conseil, dossier en main, et pas dans un article. Le sujet vaut son détour : nous l'avons traité pour les professions du soin.

Les cinq fonctions qui manquent aux logiciels métier

Un planning de séries qui pose les N séances de la prescription en un geste, les décale en bloc quand le patient annule et signale la série qui expirera avant la fin de la prescription. La relance des créneaux perdus, avec la liste des patients qui n'ont pas repris et le créneau libéré proposé à la liste d'attente. Le suivi des impayés en deux étages, reste à charge patient et part mutuelle, avec l'âge de la créance. Les rétrocessions et les remplaçants, calculées par acte et par période, avec la note éditée. Un tableau de bord de pré-comptabilité qui montre les recettes par praticien et le coût réel d'un créneau vide.

Le cahier des charges qu'on corrige avant de valider

Le premier document que vous lisez est le cahier des charges que l'agent Victor rédige en français. C'est là que les erreurs de métier se voient. Victor y avait écrit qu'une séance annulée libère le créneau ; vous corrigez, parce qu'un patient de série qui annule garde sa place dans la prescription et décale toute la suite. La règle réécrite, vous dites « Ça me va », et Amélie ne construit qu'ensuite, sur des tests que Félix a écrits avant le code. Les documents et le code restent sur votre Mac, et vos données ne passent par aucun serveur de notre côté. Comptez un abonnement d'assistant d'environ 20 € par mois plus quelques euros de jetons, et vos soirées de lecture.

Par où commencer

Reprenez vos douze dernières mensualités d'éditeur et ajoutez la maintenance, les mises à jour facturées et le coût du deuxième accès. Notez ensuite les trois choses que vous tenez à la main : la liste des séries en cours, le suivi des rétrocessions, les mutuelles qui n'ont pas payé. Si ces trois lignes existent depuis des années, décrivez-les à une équipe d'agents et lisez le cahier des charges proposé avant de vous engager sur quoi que ce soit.