Logiciel sur mesure ou SaaS : comparer le coût sur cinq ans

Le moins cher dépend des fonctions nécessaires, des personnes qui utilisent le logiciel et du travail à fournir. Un exemple fictif sur cinq ans pour comparer les factures, le temps de votre équipe et le coût d’un changement.

Un abonnement facile à démarrer peut devenir coûteux quand l’équipe grandit. Un logiciel sur mesure peut demander beaucoup de travail avant de rendre son premier service. Pour choisir, il faut comparer le même usage, puis compter ce qui sera payé et ce qui occupera votre équipe. Le montant affiché sur une page de tarifs ne répond pas à ces deux questions.

Ce guide suit une entreprise fictive de cinq personnes qui organise des interventions. Nadia prépare les rendez-vous et Karim dirige l’équipe. Nous comparons un logiciel en ligne par abonnement, appelé SaaS, et un outil construit pour eux. Tous les montants, délais et volumes ci-dessous sont des hypothèses pédagogiques, pas des prix de marché ni un devis pour votre projet.

1. Comparer le même travail avant de comparer les prix

Nadia doit retrouver une demande, attribuer une intervention, signaler un report et transmettre les informations au retour. La facturation reste dans le logiciel actuel. Les deux solutions doivent permettre ces mêmes actions, avec les mêmes droits d’accès et les mêmes documents à récupérer. Une offre moins chère qui oublie le report d’une intervention ne couvre pas encore le besoin.

Préparez un dossier fictif et faites le même parcours dans chaque solution. Notez ce qui fonctionne, ce qui demande une option et ce qui reste manuel. Ne supposez pas qu’une fonction sera simple à ajouter parce qu’un vendeur ou un agent IA en donne une description convaincante. Demandez comment son fonctionnement sera vérifié.

Dans notre exemple, les deux pistes sont jugées utilisables après cet essai. Cette hypothèse permet de comparer les dépenses ; elle ne prouve pas que deux offres réelles sont équivalentes. Le guide pour choisir un logiciel d’artisan propose un point de départ concret pour préparer vos propres essais.

2. Fixer les hypothèses que tout le monde peut relire

Nous retenons cinq années complètes, soit soixante mois. L’équipe garde cinq utilisateurs pendant toute la période de base. Tous les montants facturés sont exprimés en euros hors taxes, sans hausse de prix, financement ni actualisation. C’est une addition de coûts comparables, pas une prévision comptable complète.

Le scénario inclut une évolution définie en troisième année et une sortie en cinquième année. Ici, « sortir » signifie récupérer et vérifier le dossier nécessaire pour poursuivre ailleurs ; le prix du futur logiciel n’est pas inclus. Appliquez cette même frontière aux deux solutions pour ne pas favoriser artificiellement l’une des colonnes.

Écrivez qui a fourni chaque information : tarif public, devis, réponse du prestataire ou estimation interne. Distinguez « inclus au contrat » de « nous pensons que ce sera inclus ». Un montant inconnu doit rester une question visible. Le remplacer par zéro donne une précision trompeuse au total.

3. Calculer les dépenses du logiciel par abonnement

L’offre fictive coûte 25 € par personne et par mois, plus 20 € d’options mensuelles pour toute l’équipe. Le démarrage comprend 500 € de paramétrage et 800 € de reprise des données. Nous supposons que l’hébergement, l’assistance courante et les mises à jour sont inclus dans l’abonnement ; il faut le vérifier dans votre propre offre.

• Abonnements : 5 personnes × 25 € × 60 mois = 7 500 €.
• Options : 20 € × 60 mois = 1 200 €.
• Paramétrage et reprise des données : 500 € + 800 € = 1 300 €.
• Configuration d’un nouveau parcours en troisième année : 700 €.
• Préparation et vérification de la sortie en cinquième année : 600 €.

Le total atteint 11 300 € sur cinq ans. L’évolution à 700 € correspond ici à un travail commandé pour adapter un parcours, distinct des mises à jour incluses. Le coût de sortie est une prestation hypothétique ; ce n’est pas une affirmation sur les pratiques des éditeurs.

Regardez aussi quand vous payez : 3 040 € la première année, 1 740 € la deuxième, 2 440 € la troisième, 1 740 € la quatrième et 2 340 € la cinquième. Ces montants supposent l’abonnement mensuel décrit ci-dessus. Une remise annuelle peut changer le total, mais aussi la somme à avancer et les conditions de départ.

4. Compter aussi ce qui suit la construction sur mesure

Le devis fictif comprend 6 000 € de construction, 800 € de reprise des données et 500 € de mise en service. Le fonctionnement coûte 25 € par mois d’hébergement et 600 € par an d’entretien. Ces 600 € sont une hypothèse à détailler, pas un pourcentage recommandé du prix de construction.

• Construction, reprise et mise en service : 6 000 € + 800 € + 500 € = 7 300 €.
• Hébergement : 25 € × 60 mois = 1 500 €.
• Entretien : 600 € × 5 ans = 3 000 €.
• Nouvelle fonction en troisième année : 700 €.
• Préparation et vérification de la sortie en cinquième année : 600 €.

Le total atteint 13 100 €. Comme pour le SaaS, la fonction ajoutée est supposée répondre au même besoin. Nous lui attribuons le même coût dans cette simulation pour isoler les autres différences. Dans de vrais devis, rien ne garantit cette égalité : conservez les montants proposés et comparez ce qu’ils comprennent.

La répartition annuelle est de 8 200 €, puis 900 €, 1 600 €, 900 € et 1 500 €. Le total sur cinq ans masque donc une avance beaucoup plus importante au démarrage. Vérifiez les échéances de paiement et le livrable attendu à chacune. La capacité à financer la première étape compte même lorsqu’un projet paraît intéressant à long terme.

5. Donner une place au temps de l’équipe sans le compter deux fois

Dans le scénario SaaS, nous prévoyons trente heures internes au démarrage : préparation, nettoyage des données, essais et prise en main. Ajoutons deux heures par mois pour administrer l’outil et traiter les questions courantes, quatre heures pour valider l’évolution et six heures pour la sortie. Cela représente 30 + 120 + 4 + 6 = 160 heures.

Pour le sur-mesure, nous retenons soixante-dix heures au démarrage, car Nadia et Karim doivent aussi préciser et essayer les règles à construire. Les autres postes restent identiques : 70 + 120 + 4 + 6 = 200 heures. Les prestations externes de reprise n’incluent pas ces heures internes de préparation et de validation.

Avec une valeur interne fictive de 30 € par heure, le temps représente 4 800 € pour le SaaS et 6 000 € pour le sur-mesure. Le coût économique devient donc 16 100 € contre 19 100 €. Cette valorisation sert à rendre l’effort visible ; elle ne suppose ni heures supplémentaires payées ni embauche.

Exemple d’interface · maquette et données fictives

6. Refaire les deux colonnes si l’équipe passe à dix personnes

Supposons maintenant que cinq collègues arrivent au début de la troisième année, pour les trente-six mois restants. Dans le SaaS, les licences supplémentaires coûtent 5 × 25 € × 36 = 4 500 €. Nous ajoutons 300 € de formation externe. Les options restent à 20 € par mois dans cette hypothèse : si leur prix change avec l’équipe, il faut modifier la ligne.

Le sur-mesure ne reste pas au prix précédent. Nous supposons une adaptation supplémentaire à 800 €, distincte de l’évolution déjà prévue, et les mêmes 300 € de formation externe. L’hébergement passe de 25 à 50 € par mois, soit 900 € supplémentaires sur trente-six mois. L’entretien passe de 600 à 900 € par an, soit 900 € supplémentaires sur trois ans.

Les dépenses externes deviennent 16 100 € pour le SaaS : 11 300 € + 4 500 € + 300 €. Pour le sur-mesure, elles atteignent 16 000 € : 13 100 € + 800 € + 300 € + 900 € + 900 €. Le sur-mesure semble alors moins cher de 100 € sur les seules factures.

Reprenons aussi le temps interne. Les deux solutions demandent dix heures de prise en main et une heure supplémentaire d’administration par mois pendant trente-six mois. Le sur-mesure demande en plus dix heures de validation de l’adaptation. Les totaux passent à 206 heures pour le SaaS et 256 heures pour le sur-mesure.

À 30 € par heure, cela donne respectivement 6 180 € et 7 680 € de temps valorisé. Le coût économique atteint 22 280 € pour le SaaS et 23 680 € pour le sur-mesure. Dans cet exemple, les 100 € gagnés sur les factures ne compensent pas le travail supplémentaire. Avec d’autres hypothèses, le résultat pourrait s’inverser.

Pour comprendre · illustration du guide

7. Faire préciser l’entretien, les évolutions et la sortie

Un montant annuel ne dit pas ce que vous pourrez demander. Faites distinguer une panne, une mise à jour nécessaire, une question d’utilisation et une nouvelle fonction. Demandez qui intervient, à quel moment et comment un travail non inclus sera chiffré. « Maintenance comprise » ne signifie pas « toute demande future comprise ».

Dans les deux pistes, vérifiez ce qui se passe lorsqu’une connexion avec un autre service change ou qu’une personne clé devient indisponible. Pour le sur-mesure, faites relire le périmètre de l’entretien. Pour le SaaS, demandez quelles limites d’usage, options ou prestations peuvent modifier la facture. N’ajoutez pas un pourcentage de sécurité pour masquer une question que le fournisseur peut éclaircir.

Préparez aussi un départ concret. Quels fichiers récupérerez-vous ? Qui vérifiera les pièces jointes, les liens entre dossiers et les droits nécessaires pour continuer ? Pouvoir télécharger une archive ne prouve pas qu’une autre personne saura reprendre le service. Le guide de propriété et de reprise du code aide à séparer ces points.

8. Comparer le service rendu, pas seulement le total

Un outil qui coûte davantage peut résoudre un problème que l’autre laisse entier. Encore faut-il montrer lequel. Dans notre entreprise fictive, Nadia note le temps passé à préparer les interventions, les erreurs de transmission et les reprises nécessaires avant et pendant l’essai. Elle compare des journées suffisamment semblables et conserve les difficultés observées.

Si une solution fait gagner quinze minutes par journée d’activité, deux cents journées représenteraient cinquante heures par an. C’est un calcul illustratif, pas un gain constaté. Ces heures peuvent servir à mieux travailler sans réduire la masse salariale. Ne les présentez pas automatiquement comme de l’argent économisé, et ne comptez pas le même gain pour départager deux solutions qui le produisent toutes les deux.

La dépendance compte également : pouvez-vous continuer si le prestataire s’arrête, si l’abonnement augmente ou si un export devient nécessaire ? Une faiblesse sur un besoin essentiel peut justifier d’écarter une solution pourtant moins chère. La décision doit dire quel risque vous acceptez, qui le suit et ce qui permettrait de changer d’avis.

9. Remplir votre propre feuille de comparaison

Reprenez les rubriques ci-dessous dans un document ou un tableur. Gardez une colonne par solution, et une ligne par poste. Associez à chaque montant une période, une source et ce qu’il comprend. Une dépense ponctuelle ne doit pas devenir mensuelle parce que les colonnes sont mal nommées.

• Usage à couvrir : personnes, actions indispensables et fonctions exclues.
• Démarrage : préparation, paramétrage ou construction, reprise, essais et formation.
• Fonctionnement : abonnement, options, hébergement, entretien et assistance.
• Changements prévus : date, travail demandé et prix à confirmer.
• Sortie : export, vérification, transmission et éventuelle coexistence des outils.
• Temps interne : heures par étape et méthode de valorisation.
• Incertitudes : montant inconnu, personne à interroger et preuve attendue.

Calculez d’abord les dépenses externes année par année, puis leur total. Ajoutez le temps valorisé dans un résultat distinct. Rejouez ensuite un changement plausible : plus de personnes, un besoin supplémentaire ou un départ anticipé. Modifiez les deux solutions quand elles sont concernées, en expliquant chaque nouvelle hypothèse.

10. Garder les mêmes questions si vous construisez avec l’IA

L’IA change la manière de réaliser une partie du travail, pas les dépenses qu’il faut examiner. Comptez son abonnement ou sa consommation, les corrections, les essais, l’hébergement final et l’entretien. Ne cumulez pas un forfait qui inclut déjà un usage avec une seconde estimation du même usage. Le guide du budget d’une application aide à détailler ces postes.

Maestro peut vous aider à décrire le besoin et à suivre une construction par étapes. La beta sur invitation est disponible sur Mac, gratuite pour l’application, avec l’usage IA facturé séparément. Cela ne fixe ni le coût d’un outil terminé ni le temps que vous passerez à le vérifier. Utilisez un premier essai pour relever votre propre consommation et les interventions encore nécessaires.

Pour Nadia et Karim, la prochaine étape consiste à faire confirmer trois choses : les fonctions réellement couvertes, les lignes de prix incertaines et les responsabilités d’entretien. Ils pourront alors choisir une solution avec un budget explicable et une façon d’en sortir. Un total sert à décider lorsqu’on sait ce qu’il compte, ce qu’il laisse ouvert et quel travail il permet d’accomplir.

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