Por Thomas Cohen, fundador de Maestro
Software a medida o SaaS: comparar el coste durante cinco años
La opción más económica depende de las funciones necesarias, de las personas que usan el programa y del trabajo que exige. Un ejemplo ficticio a cinco años compara facturas, tiempo del equipo y coste de cambiar de solución.
Una suscripción fácil de contratar puede resultar cara cuando crece el equipo. Un programa a medida puede exigir mucho trabajo antes de prestar su primer servicio. Para elegir, compara el mismo uso y cuenta tanto lo que pagarás como lo que ocupará a tu equipo. El importe de una página de precios no responde a ambas preguntas.
Esta guía sigue a una empresa ficticia de cinco personas que organiza intervenciones. Nadia prepara las citas y Karim dirige el equipo. Comparamos un programa en línea por suscripción, llamado SaaS, y una herramienta construida para ellos. Todos los importes, plazos y cantidades son supuestos didácticos, no precios de mercado ni un presupuesto para tu proyecto.
1. Compara el mismo trabajo antes de comparar precios
Nadia necesita encontrar una solicitud, asignar una intervención, comunicar un aplazamiento y transmitir la información al volver. La facturación sigue en el programa actual. Ambas soluciones deben permitir esas mismas acciones, con los mismos permisos y documentos recuperables. Una oferta más barata que no contempla aplazar una intervención todavía no cubre la necesidad.
Prepara un expediente ficticio y recorre los mismos pasos en cada solución. Anota qué funciona, qué exige una opción de pago y qué sigue siendo manual. No supongas que una función será fácil de añadir porque un comercial o un agente de IA la describe de forma convincente. Pregunta cómo se comprobará su funcionamiento.
En nuestro ejemplo, ambas opciones se consideran utilizables después de esta prueba. Ese supuesto permite comparar gastos; no demuestra que dos ofertas reales sean equivalentes. La guía para elegir un programa para un negocio de oficios ofrece un punto de partida concreto para preparar tus propias pruebas.
2. Fija los supuestos que todos puedan revisar
Tomamos cinco años completos, es decir, sesenta meses. El equipo mantiene cinco usuarios durante todo el escenario base. Todos los importes facturados están expresados en euros sin IVA, sin subidas de precios, financiación ni actualización de los importes a valor presente. Es una suma de costes comparables, no una previsión contable completa.
El escenario incluye un cambio definido en el tercer año y una salida en el quinto. Aquí, «salir» significa recuperar y comprobar la documentación y los archivos necesarios para continuar en otra solución; el precio del siguiente programa queda excluido. Aplica el mismo límite a ambas opciones para no favorecer artificialmente una de las columnas.
Anota quién facilitó cada dato: una tarifa pública, un presupuesto, una respuesta del proveedor o una estimación interna. Distingue «incluido en el contrato» de «creemos que estará incluido». Un importe desconocido debe seguir siendo una pregunta visible. Sustituirlo por cero da al total una precisión engañosa.
3. Calcula el gasto del programa por suscripción
La oferta ficticia cuesta 25 € por persona al mes, más 20 € mensuales de opciones para todo el equipo. El inicio incluye 500 € de configuración y 800 € de migración de datos. Suponemos que el alojamiento, la asistencia habitual y las actualizaciones están incluidos en la suscripción; compruébalo en tu propia oferta.
- Suscripciones: 5 personas × 25 € × 60 meses = 7 500 €.
- Opciones: 20 € × 60 meses = 1 200 €.
- Configuración y migración de datos: 500 € + 800 € = 1 300 €.
- Configuración de un nuevo proceso en el tercer año: 700 €.
- Preparación y comprobación de la salida en el quinto año: 600 €.
El total alcanza 11 300 € en cinco años. El cambio de 700 € corresponde a un trabajo encargado para adaptar un proceso, distinto de las actualizaciones incluidas. El coste de salida es una prestación hipotética; no es una afirmación sobre las prácticas de los proveedores de software.
Mira también cuándo pagas: 3 040 € el primer año, 1 740 € el segundo, 2 440 € el tercero, 1 740 € el cuarto y 2 340 € el quinto. Estos importes suponen la suscripción mensual descrita. Un descuento anual puede cambiar el total, pero también la cantidad que debes adelantar y las condiciones para marcharte.
4. Cuenta también lo que viene después de construir a medida
El presupuesto ficticio incluye 6 000 € de desarrollo, 800 € de migración de datos y 500 € de puesta en marcha. El funcionamiento cuesta 25 € mensuales de alojamiento y 600 € anuales de mantenimiento. Esos 600 € son un supuesto que debes desglosar, no un porcentaje recomendado del precio de construcción.
- Desarrollo, migración y puesta en marcha: 6 000 € + 800 € + 500 € = 7 300 €.
- Alojamiento: 25 € × 60 meses = 1 500 €.
- Mantenimiento: 600 € × 5 años = 3 000 €.
- Nueva función en el tercer año: 700 €.
- Preparación y comprobación de la salida en el quinto año: 600 €.
El total alcanza 13 100 €. Como en el SaaS, suponemos que la función añadida responde a la misma necesidad. Le atribuimos el mismo coste en esta simulación para aislar las demás diferencias. En presupuestos reales, nada garantiza esa igualdad: conserva los importes propuestos y compara qué incluyen.
El reparto anual es de 8 200 €, después 900 €, 1 600 €, 900 € y 1 500 €. Por tanto, el total a cinco años oculta un desembolso inicial mucho mayor. Comprueba los vencimientos de pago y el resultado que recibirás en cada uno. Poder financiar la primera etapa importa incluso cuando un proyecto parece interesante a largo plazo.
5. Incluye el tiempo del equipo sin contarlo dos veces
En el escenario SaaS, prevemos treinta horas internas al inicio: preparación, limpieza de datos, pruebas y aprendizaje. Añadimos dos horas mensuales para administrar la herramienta y resolver dudas habituales, cuatro horas para validar el cambio y seis para la salida. Son 30 + 120 + 4 + 6 = 160 horas.
Para el programa a medida, prevemos setenta horas iniciales, porque Nadia y Karim también deben precisar y probar las reglas que se construirán. Los demás conceptos no cambian: 70 + 120 + 4 + 6 = 200 horas. Las prestaciones externas de migración no incluyen estas horas internas de preparación y validación.
Con un valor interno ficticio de 30 € por hora, el tiempo representa 4 800 € para el SaaS y 6 000 € para el desarrollo a medida. El coste económico pasa a ser de 16 100 € frente a 19 100 €. Esta valoración hace visible el esfuerzo; no supone horas extras pagadas ni nuevas contrataciones.
6. Recalcula ambas columnas si el equipo pasa a diez personas
Supongamos ahora que cinco compañeros se incorporan al principio del tercer año, durante los treinta y seis meses restantes. En el SaaS, las licencias adicionales cuestan 5 × 25 € × 36 = 4 500 €. Añadimos 300 € de formación externa. Las opciones siguen en 20 € mensuales en este supuesto: si su precio cambia con el equipo, modifica esa línea.
El programa a medida no conserva su precio anterior. Suponemos una adaptación adicional de 800 €, distinta del cambio ya previsto, y los mismos 300 € de formación externa. El alojamiento pasa de 25 a 50 € mensuales, lo que añade 900 € en treinta y seis meses. El mantenimiento pasa de 600 a 900 € anuales, otros 900 € en tres años.
El gasto externo pasa a 16 100 € para el SaaS: 11 300 € + 4 500 € + 300 €. Para el desarrollo a medida, alcanza 16 000 €: 13 100 € + 800 € + 300 € + 900 € + 900 €. Mirando únicamente las facturas, la opción a medida parece entonces 100 € más barata.
Revisa también el tiempo interno. Ambas soluciones requieren diez horas de aprendizaje y una hora adicional de administración al mes durante treinta y seis meses. El desarrollo a medida exige además diez horas para validar la adaptación. Los totales pasan a 206 horas para el SaaS y 256 horas para la opción a medida.
A 30 € por hora, son respectivamente 6 180 € y 7 680 € de tiempo valorado. El coste económico alcanza 22 280 € para el SaaS y 23 680 € para el desarrollo a medida. En este ejemplo, los 100 € ahorrados en facturas no compensan el trabajo adicional. Con otros supuestos, el resultado podría invertirse.
7. Concreta el mantenimiento, los cambios y la salida
Una cantidad anual no indica qué podrás solicitar. Distingue una avería, una actualización necesaria, una duda de uso y una nueva función. Pregunta quién intervendrá, cuándo y cómo se presupuestará el trabajo no incluido. «Mantenimiento incluido» no significa «cualquier petición futura incluida».
En ambas opciones, comprueba qué sucede si cambia una conexión con otro servicio o una persona clave deja de estar disponible. Para el desarrollo a medida, pide que se revise el alcance del mantenimiento. Para el SaaS, pregunta qué límites de uso, opciones o prestaciones pueden cambiar la factura. No añadas un porcentaje de reserva para ocultar una pregunta que el proveedor puede aclarar.
Prepara también una salida concreta. ¿Qué archivos recuperarás? ¿Quién comprobará los adjuntos, las relaciones entre expedientes y los derechos necesarios para continuar? Poder descargar un archivo comprimido no demuestra que otra persona sepa hacerse cargo del servicio. La guía sobre propiedad y continuidad del código ayuda a separar estas cuestiones.
8. Compara el servicio prestado, no solo el total
Una herramienta más cara puede resolver un problema que la otra deja intacto. Pero hay que mostrar cuál. En nuestra empresa ficticia, Nadia anota el tiempo dedicado a preparar intervenciones, los errores al transmitir información y las correcciones necesarias antes y durante la prueba. Compara jornadas suficientemente parecidas y conserva las dificultades observadas.
Si una solución ahorra quince minutos por jornada de actividad, doscientas jornadas representarían cincuenta horas al año. Es un cálculo ilustrativo, no una mejora observada. Esas horas pueden servir para trabajar mejor sin reducir el gasto salarial. No las presentes automáticamente como dinero ahorrado ni uses la misma ventaja para diferenciar dos soluciones que la ofrecen por igual.
La dependencia también cuenta: ¿puedes continuar si el proveedor deja de trabajar, sube la suscripción o necesitas exportar los datos? Una carencia en una necesidad esencial puede justificar descartar una solución más barata. La decisión debe explicar qué riesgo aceptas, quién lo vigila y qué te haría cambiar de opinión.
9. Completa tu propia hoja de comparación
Copia los apartados siguientes en un documento o una hoja de cálculo. Usa una columna por solución y una fila por concepto. Asocia a cada importe un periodo, una fuente y lo que incluye. Un gasto puntual no debe convertirse en mensual porque las columnas estén mal nombradas.
- Uso que cubrir: personas, acciones imprescindibles y funciones excluidas.
- Inicio: preparación, configuración o desarrollo, migración, pruebas y formación.
- Funcionamiento: suscripción, opciones, alojamiento, mantenimiento y asistencia.
- Cambios previstos: fecha, trabajo solicitado y precio por confirmar.
- Salida: exportación, comprobación, entrega y posible coexistencia de herramientas.
- Tiempo interno: horas por etapa y método de valoración.
- Incertidumbres: importe desconocido, persona a quien preguntar y prueba esperada.
Calcula primero el gasto externo año a año y después su total. Añade el tiempo valorado en un resultado separado. Repite el cálculo con un cambio plausible: más personas, una necesidad adicional o una salida anticipada. Modifica ambas soluciones cuando corresponda y explica cada nuevo supuesto.
10. Mantén las mismas preguntas si construyes con IA
La IA cambia la forma de realizar parte del trabajo, no los gastos que debes examinar. Cuenta su suscripción o consumo, las correcciones, las pruebas, el alojamiento final y el mantenimiento. No sumes una segunda estimación de un consumo ya incluido en una tarifa. La guía del presupuesto de una aplicación ayuda a detallar estos conceptos.
Maestro puede ayudarte a describir la necesidad y seguir una construcción por etapas. La beta por invitación está disponible en Mac, con la aplicación gratuita y el consumo de IA facturado aparte. Eso no fija el coste de una herramienta terminada ni el tiempo que dedicarás a comprobarla. Usa una primera prueba para registrar tu propio consumo y las intervenciones que aún hacen falta.
Para Nadia y Karim, el siguiente paso es confirmar tres cosas: las funciones realmente cubiertas, las líneas de precio inciertas y las responsabilidades de mantenimiento. Así podrán elegir una solución con un presupuesto explicable y una forma de salir de ella. Un total ayuda a decidir cuando sabes qué cuenta, qué deja pendiente y qué trabajo permite realizar.
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