Software para escuelas: horarios de profesores y seguimiento de alumnos en una herramienta propia

Autoescuela, escuela de música o clases particulares: vuelve el mismo problema, una agenda con tres restricciones y alumnos que se siguen de memoria. Los programas del sector llevan la facturación y fallan en lo demás. Lo que puede recuperar una herramienta propia y lo que nunca tocará.

Un programa escolar para horarios y seguimiento de alumnos cuesta unos 49 € sin IVA al mes en Kreno 2 (tabla ENPC-Ediser del 2 de septiembre de 2026) o 45 € sin IVA por agencia en Drivup. Enfrente hay al menos 17 180 empresas activas de enseñanza de la conducción en Francia, según un recuento por regiones de la base Sirene.

Lo que ya cubren los programas del sector

Kreno 2 anuncia gestión del centro, expediente de alumnos, contabilidad y facturación certificada NF525, horarios y cuaderno digital con conexión a la Délégation à la sécurité routière. Drivup factura por agencia y no por usuario, con suplementos visibles (300 € sin IVA por el módulo de tarjeta bancaria y 0,094 € sin IVA por SMS). Para una autoescuela con una sola autorización y formaciones convencionales, estas herramientas sirven desde el primer día y una solución casera no superará su arranque. En música y danza, la oferta disponible es estadounidense: My Music Staff a 16,95 $ al mes más 4,95 $ por profesor y Studio Pro de 49 a 165 $ al mes según el plan (tablas consultadas el 2 de septiembre de 2026). Jackrabbit Class y DuoNET, en cambio, no muestran precios públicos.

Lo que escriben los alumnos en las tiendas de aplicaciones

La cara visible de estos programas es la aplicación del alumno y ahí llegan las opiniones. En la App Store francesa, Sarool tiene un 2,7 sobre 5 con 57 valoraciones: «Cuando voy a la página de horarios, la aplicación se cierra» (nhl-drs, 1 estrella, 29 de septiembre de 2022), y un candidato describe tres cuentas recreadas sin conseguir reservar una hora de conducción (fervi987, 2 estrellas, 27 de julio de 2022). En DRIVUP Scool, la queja es la recuperación de la cuenta: «No hay opción de contraseña olvidada y en la web no funciona que te reenvíen un código» (htcht22, 3 estrellas, 30 de septiembre de 2023). En las escuelas asociativas, un miembro de AssoConnect cuenta en Trustpilot que se pierde una inscripción al fallar el pago: «TODO DESAPARECE; la asociación pierde el expediente» (Ass Sac, 1 estrella, 16 de junio de 2026), y otro señala la falta de teléfono de soporte (Cedryck Dejean, 2 estrellas, 27 de agosto de 2026). Cada llamada que llega a recepción porque falló la aplicación es tiempo de secretaría que nadie factura.

Las cinco cosas que debe gestionar tu herramienta

Primero, una planificación con tres restricciones cruzadas: disponibilidad del profesor, ocupación del aula o vehículo y horario del alumno, con el conflicto señalado al programar la clase. Después, un contador de horas vendidas, consumidas y restantes por alumno, visible en la misma vista de la agenda. Un expediente de conformidad por profesor, con el diploma estatal de danza exigido por el artículo L362-1 del código de educación o la autorización para enseñar de un instructor, y su fecha de vencimiento. Un registro de asistencia desde el teléfono al empezar la clase, que prepare el mensaje a las familias después de tres ausencias. Y un seguimiento financiero por alumno, profesor y vehículo o aula, en lugar de un total global al final del trimestre.

Lo que una herramienta propia no sustituirá

La reserva de plazas para el examen práctico pasa por RdvPermis, sistema estatal donde la escuela entra con sus credenciales: tu herramienta anota la franja una vez, no la reserva. El cuaderno digital de aprendizaje se envía a la pasarela de la Délégation à la sécurité routière. La autorización prefectural y su registro nacional se rigen por el artículo R213-1 del código de circulación. El contrato del alumno debe seguir el modelo anexo al decreto n.º 2020-142: una herramienta casera lo genera, no cambia ni una línea. Y un conservatorio municipal hereda el portal de familias elegido por la administración local.

Dos obligaciones encuadran el resto. Primero, la facturación electrónica: desde el 1 de septiembre de 2026, toda empresa debe poder recibir facturas electrónicas, y las pymes y microempresas deberán emitirlas desde el 1 de septiembre de 2027 mediante una plataforma autorizada (Service Public Entreprendre, noticia del 14 de agosto de 2026); un PDF enviado por email no cuenta según el artículo 289 bis del código general de impuestos. Después, el RGPD: registro de tratamientos en el artículo 30 y conservación limitada en el artículo 5. Una autoescuela posee documentos de identidad, informes médicos y expedientes de menores desde la conducción acompañada a los 15 años; una escuela de danza tiene fotos de niños. Pide a tu asesor que revise los plazos de conservación antes de incorporarlos a la herramienta.

Las tres primeras etapas del desglose

Una vez validado el documento de requisitos, el agente Marcel lo divide y el orden que propone suele sorprender. Primera etapa: colocar una clase en la agenda y ver el conflicto cuando el profesor, el aula o el alumno ya están ocupados. Segunda: el contador de horas vendidas, consumidas y restantes en la misma vista. Tercera: el registro de asistencia desde el teléfono. La facturación viene después, porque ya la lleva un programa. Amélie construye cada etapa, Félix la verifica con pruebas escritas antes del código y después se somete a tu «Me parece bien». El presupuesto de IA depende del asistente elegido, de su plan y del trabajo solicitado. El gasto de IA que medimos corresponde a ensayos concretos y no fija el precio de esta herramienta. Cuenta también tu tiempo de validación, el alojamiento que necesites, los servicios externos y el mantenimiento. Tus noches sirven, entre otras cosas, para decidir el paquete de 20 horas, el descuento por hermanos y el trimestre desplazado. Un club deportivo y una asociación viven el mismo cambio con sus horarios y cuotas.

Por dónde empezar

Toma la agenda de la semana pasada y resalta cada casilla movida a mano, cada llamada de un alumno que no encontraba su horario y cada hora recontada en una libreta. Si superas diez marcas en una semana normal, describe esos diez casos a un equipo de agentes y lee el documento de requisitos que proponga: un documento así se lee en diez minutos y te dirá si merece la pena que exista la herramienta. Conserva tu programa actual para facturar durante la comparación.