Logiciel d'école : le planning des enseignants et le suivi des élèves dans un outil à vous

Auto-école, école de musique, cours particuliers : le même problème revient, un planning à trois contraintes et des élèves qu'on suit de mémoire. Les logiciels du secteur tiennent la facturation et lâchent sur le reste. Ce qu'un outil à votre main peut reprendre, et ce qu'il ne touchera jamais.

Un logiciel d'école pour le planning et le suivi des élèves se paie autour de 49 € HT par mois chez Kreno 2 (grille ENPC-Ediser du 2 septembre 2026) ou 45 € HT par agence chez Drivup. En face, au moins 17 180 entreprises d'enseignement de la conduite sont actives en France, selon un comptage région par région de la base Sirene.

Ce que les logiciels du secteur couvrent déjà

Kreno 2 annonce la gestion de l'établissement, le dossier des apprenants, la comptabilité et la facturation certifiée NF525, le planning et le livret numérique avec sa passerelle vers la Délégation à la sécurité routière. Drivup facture à l'agence et non à l'utilisateur, avec des suppléments affichés (300 € HT pour le module carte bancaire, 0,094 € HT par SMS). Pour une auto-école qui tient un seul agrément et des formations classiques, ces outils rendent service dès le premier jour, et un outil maison ne battra pas leur démarrage. Côté musique et danse, l'offre disponible est américaine : My Music Staff à 16,95 $ par mois plus 4,95 $ par professeur, Studio Pro de 49 à 165 $ par mois selon la formule (grilles consultées le 2 septembre 2026). Jackrabbit Class et DuoNET, eux, n'affichent aucun prix public.

Ce que les élèves écrivent dans les magasins d'applications

La face visible de ces logiciels, c'est l'application élève, et c'est là que les avis tombent. Sur l'App Store français, Sarool est noté 2,7 sur 5 pour 57 notes : « Quand je vais sur la page de planning l'application crash » (nhl-drs, 1 étoile, 29 septembre 2022), et un candidat décrit trois comptes recréés sans jamais réussir à réserver une heure de conduite (fervi987, 2 étoiles, 27 juillet 2022). Sur DRIVUP Scool, le reproche porte sur la récupération de compte : « Pas d'option mot de passe oublié, et sur le site pour se faire renvoyer un code cela ne marche pas » (htcht22, 3 étoiles, 30 septembre 2023). Côté écoles associatives, un adhérent d'AssoConnect raconte sur Trustpilot une inscription perdue quand le paiement échoue, « TOUT DISPARAIT; l'association perd le dossier » (Ass Sac, 1 étoile, 16 juin 2026), et un autre l'absence de numéro de téléphone au support (Cedryck Dejean, 2 étoiles, 27 août 2026). Chaque appel qui remonte à l'accueil parce que l'application a lâché, c'est du temps de secrétariat que personne ne facture.

Les cinq choses que votre outil doit tenir

Un planning à trois contraintes croisées, d'abord : la disponibilité de l'enseignant, l'occupation de la salle ou du véhicule, l'emploi du temps de l'élève, avec le conflit signalé au moment où on pose le cours. Ensuite un compteur d'heures vendues, consommées et restantes par élève, visible dans la même vue que le planning. Un dossier de conformité par enseignant, qui porte le diplôme d'État de danse imposé par l'article L362-1 du Code de l'éducation ou l'autorisation d'enseigner d'un moniteur, avec sa date d'expiration. Un pointage de présence fait depuis le téléphone en début de cours, qui prépare le message aux familles après trois absences. Et un suivi financier par élève, par enseignant et par véhicule ou par salle, plutôt qu'un total global en fin de trimestre.

Ce qu'un outil à vous ne remplacera pas

La réservation des places d'examen pratique passe par RdvPermis, système d'État où l'école se connecte avec ses identifiants : votre outil note le créneau une fois, il ne le réserve pas. Le livret d'apprentissage numérique remonte vers la passerelle de la Délégation à la sécurité routière. L'agrément préfectoral et son registre national relèvent de l'article R213-1 du Code de la route. Le contrat élève doit rester conforme au contrat type annexé au décret n° 2020-142 : un outil maison le génère, il n'en change pas une ligne. Et un conservatoire rattaché à une commune hérite du portail famille choisi par la collectivité.

Deux obligations encadrent le reste. La facturation électronique, d'abord : depuis le 1er septembre 2026 toute entreprise doit pouvoir recevoir des factures électroniques, et les PME et micro-entreprises devront les émettre au 1er septembre 2027 via une plateforme agréée (Service Public Entreprendre, actualité du 14 août 2026) ; un PDF envoyé par courriel ne compte pas, au sens de l'article 289 bis du Code général des impôts. Le RGPD, ensuite : registre des traitements à l'article 30, durée de conservation bornée à l'article 5. Une auto-école détient des pièces d'identité, des avis médicaux et des dossiers de mineurs dès la conduite accompagnée à 15 ans ; une école de danse détient des photos d'enfants. Faites relire vos durées de conservation par votre conseil avant de les inscrire dans l'outil.

Les trois premières étapes du découpage

Le cahier des charges validé, l'agent Marcel le découpe, et l'ordre qu'il propose surprend souvent. Première étape : poser un cours dans le planning et voir le conflit signalé quand l'enseignant, la salle ou l'élève est déjà pris. Deuxième : le compteur d'heures vendues, consommées et restantes, dans la même vue. Troisième : le pointage de présence depuis le téléphone. La facturation vient après, puisqu'un logiciel la tient déjà. Chaque étape est construite par Amélie, vérifiée par Félix sur des tests écrits avant le code, puis soumise à votre « Ça me va ». Le budget IA dépend de l'assistant choisi, de son offre et du travail demandé. Nos dépenses d'IA mesurées portent sur des essais précis et ne fixent pas le prix de cet outil. Comptez aussi votre temps de validation, l'hébergement éventuel, les services externes et la maintenance. Vos soirées servent notamment à trancher le forfait 20 heures, la remise fratrie et le trimestre décalé. Un club sportif et une association rencontrent la même bascule sur leurs créneaux et leurs cotisations.

Par où commencer

Prenez le planning de la semaine passée et surlignez chaque case déplacée à la main, chaque appel d'un élève qui ne trouvait pas son créneau, chaque heure recomptée sur un cahier. Si vous dépassez dix marques sur une semaine ordinaire, décrivez ces dix cas à une équipe d'agents et lisez le cahier des charges qu'elle propose : un document de ce genre se lit en dix minutes et vous dira si l'outil mérite d'exister. Gardez votre logiciel actuel pour la facturation le temps de la comparaison.