Logiciel restaurant sur mesure : coût matière, achats et plannings, sans la caisse

La caisse certifiée est une obligation légale et le restera : un outil que vous faites construire ne doit pas encaisser. Tout le reste, coût matière, achats, plan sanitaire, planning, se loue aujourd'hui en modules chez des éditeurs qui, pour deux sur quatre, refusent d'afficher un prix.

Un logiciel restaurant sur mesure se construit à côté de la caisse, jamais à sa place. Le répertoire Sirene compte au moins 167 226 entreprises en restauration traditionnelle et 171 329 en restauration rapide au 2 septembre 2026 (planchers issus de l'API publique Recherche d'entreprises, qui plafonne ses compteurs). Lightspeed Restaurant affiche 89 € par mois pour une licence de caisse, 249 € pour trois, page tarifs consultée le 2 septembre 2026.

La caisse certifiée, et pourquoi elle ne se refait pas

L'article 286 du CGI impose à tout assujetti qui enregistre des règlements de particuliers un système de caisse inaltérable, sécurisé, conservé et archivé. La loi du 19 février 2026 a rétabli l'attestation individuelle de l'éditeur comme preuve de conformité, en alternative au certificat d'un organisme accrédité. Mais le BOFiP consolidé du 25 mars 2026 ferme la porte au paragraphe 375 : quand le logiciel « est développé par l'assujetti lui-même pour ses besoins propres », la conformité ne se prouve que par un certificat d'organisme accrédité. Un restaurateur qui se fait fabriquer sa caisse tombe dans ce cas, devrait passer par le COFRAC, et risque 7 500 € par logiciel avec soixante jours pour se mettre en règle. Écrivez-le en tête de votre cahier des charges : l'outil n'encaisse pas.

Deux éditeurs sur quatre refusent d'afficher un prix

Lightspeed publie sa grille : Basic 89 €, Core 159 €, Pro 249 € par mois, caisse supplémentaire 49 €, avec la prise de commande à table, l'écran cuisine, les réservations et la gestion de stock facturés en plus ou réservés aux paliers hauts. SumUp publie aussi : 1,75 % par encaissement en présentiel sans abonnement, Caisse Plus à 49 € par mois hors TVA, sans frais de configuration ni minimum mensuel. Zelty n'a aucune page tarifs et passe par une démonstration. L'Addition présente un configurateur de devis sans un seul montant. Le restaurateur ne peut donc pas comparer avant d'avoir donné son numéro de téléphone, ce qui vaut aussi pour le calcul sur cinq ans qu'il ne pourra pas poser.

Sur Trustpilot, la fiche de L'Addition affiche 4,2 sur 5 pour 121 avis, consultée le 2 septembre 2026, et les avis négatifs répètent la même chose. Roll, le 21 juillet 2026 : « malgré des problèmes signalés dès l'installation, nous n'avons reçu aucune assistance sérieuse ». Marie, le 18 juillet 2026, raconte « plusieurs semaines de bugs informatiques, des services qui se renvoient la balle et se cassent du sucre sur le dos, mais zéro solution ». Chez Lightspeed, Julien Monteiro chiffre l'autre grief le 8 août 2026 : « Notre abonnement est passé de 1 548 € à 2 244 € par an, soit environ 45 % d'augmentation ». Ces éditeurs font un travail que personne ne conteste sur l'encaissement et la prise de commande ; c'est autour que la note grimpe.

Ce qui reste libre, et qui pèse lourd en marge

Tout ce qui n'enregistre pas un règlement vous appartient. Les fiches techniques et le coût matière par plat, recalculés à chaque hausse de tarif fournisseur, avec l'alerte quand la marge d'un plat passe sous le seuil que le chef a fixé. La lecture du ticket Z de la caisse, importé une fois par jour, pour croiser chiffre d'affaires, ratio matière et masse salariale sans ressaisie. Le cahier sanitaire numérique : relevés de température, plan de nettoyage, réceptions de marchandises, attestations de formation, prêts à présenter lors d'un contrôle inopiné. Les commandes fournisseurs générées à partir des ventes réelles. Le planning de service relié à l'affluence attendue, avec le coût de la brigade par service. Ce sont les modules que les éditeurs détachent du forfait, et qui vivent aujourd'hui dans un tableur à côté de la caisse.

Les réservations, le fichier client et la loi

Un fichier de réservations et un programme de fidélité sont des traitements de données personnelles à part entière : information au moment de la collecte, consentement libre et explicite, droits d'accès et d'effacement traités sous trente jours, registre des traitements dès lors que le traitement n'est pas occasionnel (portail Entreprendre, fiche RGPD consultée le 2 septembre 2026). Ce fichier vaut mieux dans un outil dont vous décidez que dans un service qui décide à votre place. Côté facturation, un restaurant qui sert surtout des particuliers doit d'abord pouvoir recevoir les factures électroniques de ses fournisseurs, obligation en vigueur pour toutes les entreprises depuis le 1er septembre 2026 ; l'émission arrive au 1er septembre 2027 pour les petites structures, par une plateforme agréée. Vérifiez votre situation avec votre conseil.

La frontière qui s'écrit en tête du brief

La frontière se dit à l'agent Margaux dès l'ouverture de l'entretien : l'outil lit le ticket Z, il n'enregistre aucun règlement. Victor la pose alors en exclusion dans le cahier des charges plutôt qu'en note de bas de page, et Félix en fait un test qui échoue si un écran de saisie d'encaissement apparaît quelque part. La conversation porte ensuite sur vos couverts, vos fournisseurs et votre coût de revient ; Amélie construit à partir de là. Les documents et le code restent sur votre Mac. Comptez un abonnement d'assistant d'environ 20 € par mois et quelques euros de jetons, la même logique que pour l'artisan et son carnet de devis. Maestro ne coûte rien tant que dure la beta, et l'on y entre sur invitation.

Par où commencer

Prenez la carte et trois plats au hasard. Calculez leur coût matière avec les prix fournisseurs de ce mois-ci, puis avec ceux d'il y a un an. Si l'écart vous surprend, vous savez déjà par quoi commencer, et vous savez aussi que la caisse n'y est pour rien. Décrivez ce calcul, vos fiches techniques et votre cahier sanitaire à une équipe d'agents, et lisez le cahier des charges avant de signer chez qui que ce soit.