Software de gestión a medida para catering: presupuestos, fichas técnicas y rutas

Las cajas de restauración saben atender un mostrador. No saben nada de una boda de 180 comensales a cuarenta kilómetros: el presupuesto calculado desde la ficha técnica, la lista de carga y los registros de temperatura que deben sobrevivir al transporte. Ahí falta la herramienta.

Un software de gestión a medida para catering se busca a tientas: Zelty, L'Addition y Popina remiten a un formulario sin mostrar importe, y Lightspeed Restaurant publica de 89 a 249 € al mes (páginas consultadas el 2 de septiembre de 2026). El directorio Sirene cuenta 34 689 empresas activas de servicios de catering a 2 de septiembre de 2026.

Tres proveedores sin precio anunciado

El recuento de empresas de catering requiere una explicación: las 34 689 empresas son la suma de ciento una consultas al directorio Sirene, departamento por departamento, porque la consulta pública se limita a diez mil resultados. El INSEE no publica ese total tal cual; se trata del estado del directorio en una fecha concreta. Los food trucks siguen siendo imposibles de localizar: están mezclados en el código de comida rápida y ninguna fuente oficial los separa. En software, la misma opacidad: tres de los principales actores franceses del sector pasan por un formulario de contacto o un configurador de presupuestos sin importe. SumUp es una excepción con el 1,75 % por cobro presencial sin suscripción, 19 € al mes por Paiements Plus que reduce las tarjetas nacionales al 0,89 % y 49 € al mes sin IVA por Caisse Plus.

Lo que cuestan además los módulos

En Lightspeed, la tabla básica cubre cobros y licencias: Basic a 89 € para una caja, Core a 159 € para dos, Pro a 249 € para tres y 49 € por caja adicional. La toma de pedidos móvil, la pantalla de cocina, las reservas, la gestión de existencias desde el plan intermedio y el pedido en línea se cobran aparte, y los porcentajes aplicados a los pagos no se cuantifican en la página. En la ficha de Trustpilot del proveedor, con 3,9 sobre 5 en 2 507 reseñas, Julien Monteiro escribe el 8 de agosto de 2026: «Nuestra suscripción pasó de 1 548 € a 2 244 € al año, aproximadamente un 45 % de aumento». Nathalie Gigot describe allí el 6 de junio de 2026 una actualización sufrida en pleno servicio: «Tras una actualización automática ya no tenemos acceso al sistema». En SumUp, con 4,2 sobre 5 en 55 625 reseñas, Clara M., restauradora, cuenta el 1 de septiembre de 2026 una migración impuesta tras la compra de su proveedor anterior.

Las cinco funciones para trabajar fuera del local

El presupuesto de eventos calculado desde la ficha técnica abre la lista: el precio sale del costo real de ingredientes, del número de comensales y de una tabla de horas de personal extra, en lugar de una tarifa estimada de memoria. Después viene el plan de producción por servicio: lo que se prepara el día anterior, lo que sale frío y lo que se termina allí, con la lista de carga del camión impresa para el equipo. El registro de alérgenos se vincula a cada receta y genera una ficha de cliente imprimible para el servicio, sin volver a introducir datos. El diario de trazabilidad y temperaturas se conecta con los lotes de proveedores, se exporta para una inspección y avisa cuando falta un registro. La planificación de extras y rutas cierra la lista: quién trabaja en qué evento, qué camión sale adónde y a qué hora, con el costo de mano de obra trasladado al margen del servicio.

Lo que exige la ley alrededor y lo que no se programa

La higiene es la exigencia más importante del oficio porque la trazabilidad debe sobrevivir al transporte. Al menos una persona del establecimiento sigue la formación de higiene alimentaria de catorce horas; la declaración a la dirección departamental de protección de la población se hace antes de abrir para productos de origen animal; la cadena de frío se mantiene entre 0 y 3 °C; y los registros, el plan de limpieza y los datos de los proveedores se presentan en inspecciones imprevistas. La información sobre los catorce alérgenos debe estar escrita y accesible al cliente sin que tenga que pedirla, según el Reglamento europeo 1169/2011. Un food truck añade dos documentos: la autorización de ocupación temporal del dominio público y la tarjeta de actividad comercial ambulante, 30 € por cuatro años mediante formulario Cerfa ante la cámara correspondiente, con una multa de hasta 750 € si falta. Ninguno se sustituye con software, como tampoco la caja: el apartado 375 de la doctrina fiscal excluye el software desarrollado por el sujeto pasivo para sus propias necesidades, salvo certificado de un organismo acreditado. Un catering factura a muchas empresas, así que entra de lleno en el ámbito de la factura electrónica, donde un restaurante de mostrador apenas entra. Haz que tu asesor confirme el detalle.

Las tres primeras etapas, en orden

Marcel, el agente que divide el trabajo en etapas verificables, no empieza por el presupuesto aunque sea lo primero que esperas. Etapa uno: las fichas técnicas y el costo de ingredientes, porque el presupuesto no puede existir antes. Introduces veinte recetas, ves salir un costo por comensal y ya tienes algo que hablar con un cliente. Etapa dos: el presupuesto de eventos que se apoya en ellas, con la tabla de personal extra y el umbral de margen por debajo del cual muestra una alerta. Etapa tres: el plan de producción y la lista de carga, que se deducen del presupuesto firmado. La trazabilidad, las temperaturas y la planificación de extras vienen después, cuando las tres primeras funcionan de verdad en dos servicios. Cada etapa se construye con sus pruebas escritas antes del código y pasa por las manos de Félix antes de empezar la siguiente. Cada etapa necesita la anterior para decir algo correcto, y el orden deriva de ahí, no de una preferencia de método.

Por dónde empezar

Retoma el presupuesto de tu último gran servicio y la factura de ingredientes correspondiente. Ponlos lado a lado y calcula el margen real, extras incluidos. Si la diferencia con lo que pensabas te sorprende, tienes la razón para encargar la etapa uno antes que todo lo demás. Compara después los módulos que ya pagas con un presupuesto completo: plan del asistente y consumo de IA observado en un ensayo, tiempo de validación, alojamiento, servicios externos y mantenimiento. El gasto de nuestros ensayos no fija el precio de tu herramienta; lee el cálculo a cinco años antes de decidir.